IBCS: introduzione allo standard per il reporting economico/aziendale

La situazione attuale, la normalita' del disordine

Il reporting economico/finanziario in azienda e' un momento fondamentale.

Esistono strumenti potenti per la creazione di report, di "dashboard", e via dicendo.

Se esistono gli strumenti, tuttavia e' difficile che diverse aziende, e diversi consulenti, parlino la stessa lingua.

Attenzione, non che dicano cose diverse, ma l'abitudine assolutamente prevalente e' di esprimere le informazioni ciascuno a modo proprio, con il proprio linguaggio.

Grafici a barre, grafici a torta o ad anello, istrogrammi, cascate, radar, e chi piu' ne ha piu' ne metta. Tutti questi tipi di grafico sono stati costruiti per rappresentazioni in origine specifiche, ma ora che sono a disposizione con facilita' in molti strumenti informatici ... e' diventato troppo facile abusarne!

Tante volte, in tanti report, ho visto scegliere grafici in base all'impatto coreografico, mescolando tipi diversi di rappresentazione, spesso per dire cose simili (se non prorpio le medesime), quasi a voler far vedere che "si sa" che esistono tanti tipi di grafici...

Per non parlare dell'uso dei colori, sovente mescolati senza un criterio predefinito. Tante volte colori diversi rappresentano informazioni della stessa natura, altre volte lo stesso colore rappresenta concetti diversi.

In sostanza, il problema e' che bisogna concentrarsi ogni volta che si legge un grafico sul "linguaggio" che in esso e' stato utilizzato (e sperare che ci sia una coerenza "linguistica" sulla rappresentazione del dato). Questo toglie risorse dalla comprensione del contenuto del report stesso.

Si pensi, per fare un paragone, ad un documento di testo scritto con tanti colori diversi, con tanti font diversi e con tanti stili differenti. La tentazione del principiante e' quella di produrre documenti pieni zeppi di effetti curiosi, ma un documento realmente leggibile utilizza al massimo un paio di font (tipicamente con grazie per il testo da leggere, senza grazie per numeri, dati e tabelle) ed uno, massimo due colori con significati precisi.

Come migliorare?

L'esempio "standard" e' quello dei musicisti. La musica e' sempre la stessa, immaginate cosa accadrebbe se ogni musicista utilizzasse una sua notazione ad-hoc. Diventerebbe davvero difficile leggere la musica. Ma i musicisti imparano a leggere e scrivere la notazione musicale subito, e tutti i musicisti leggono e scrivono gli spartiti allo stesso modo.

Si potrebbero fare esempi per moltissimi altri settori, ma il concetto resta il medesimo.

Il reporting economico/finanziario aziendale riporta concetti consolidati ed argomenti ripetibili.

Nel contesto della rappresentazione di dati ed informazioni, la "creativita'" pone una barriera alla lettura del dato.

Non sarebbe solo piu' "facile", se ci fosse un linguaggio comune, ma sarebbe anche tutto molto piu' veloce e coerente.

Usare sempre e solo rappresentazioni condivise e standardizzate porta ad abituare la mente a decodificare l'informazione immediatamente, e concentrarsi sul contenuto e non sul contenitore.

Una proposta di standard di questo tipo esiste da diversi anni, e si chiama:

IBCS: International Business Communication Standards

Sul sito IBCS si trovano gia' tutte le informazioni necessarie.

Tuttavia, nel tempo, in questo BLOG vorrei riprendere e sviluppare i concetti IBCS.

Il reporting IBCS e' probabilmente meno "accattivante e coreografico" (ma solo a prima vista) di reporting e dashboard "creative", ma ha enormi vantaggi. Gli elementi grafici e di layout sono coerenti e densi, un report ha una capacita' informativa molto elevata, ma contemporaneamente e' molto facile da leggere, soprattutto una volta che si e' abituati.

In sostanza, lo sforzo iniziale per "comprendere la lingua" offre innumerevoli vantaggi nel tempo (ed anche nello spazio, perche' se la reportistica usa un linguaggio standardizzato tutti ne beneficiano).

Le regole "SUCCESS"

Approfondiremo i dettagli man mano, in prossimi articoli del blog. Intanto iniziamo dalle basi, riportando la formula SUCCESS che sintetizza il paradigma IBCS.

SUCCESS sono le iniziali dei concetti cui lo standard aderisce. In particolare, un buon report deve aderire alle seguenti 7 regole:

S ay - Convey a message:

Traducibile con "trasmettere un messaggio".

Se manca il messaggio, e' solo una raccolta di dati.

U nify - Apply semantic notation:

Utilizzare una nozione semantica unificata.

Le stesse cose devono apparire allo stesso modo.

C ondense - Increase information density:

Condensare le informazioni, ovvero aumentarne la densita'.

Se possibile, tutte le informazioni necessarie a comprendere il contenuto di una pagina dovrebbero stare nella stessa pagina.

C heck - Ensure visual integrity:

Controllare che l'integrita' visuale sia assicurata.

Le informazioni vanno presentate nel modo piu' veritiero e facilmente comprensibile possibile.

Vanno evitate "manipolazioni", quali diverse scale valori, o rappresentazioni ingannevoli (si pensi alle "torte 3D": la "fetta" piu' vicina appare proporzionalmente piu' grande).

E xpress - Choose proper visualization:

Esprimere i concetti con le visualizzazioni appropriate.

Il "fatto" sottostante una rappresentazione grafica dovrebbe essere il piu' intuitivo possibile.

S implify - Avoid clutter:

Evitare il disordine.

Vanno evitati i componenti e le caratteristiche troppo complicate e ridondanti, che possano distrarre o che siano solo decorativi e non portano nulla ai contenuti.

S tructure - Organize content:

Organizzare il contenuto in modo che segua una struttura logica coerente.

Elencate cosi' le regole possono apparire astratte, ma lo standard codifica in modo coerente e preciso quali elementi utilizzare, dove e quando, per veicolare i valori ed i concetti, in modo estremamente preciso ed espressivo.

In futuri articoli vorrei riprendere e meglio approfondire questi argomenti.