Vantaggi derivanti dall' adozione di un sistema di archiviazione documentale

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Spesso viene chiesto quali possano essere i vantaggi derivanti dall’adozione di un sistema di archiviazione documentale.

In estrema sinetsi, ed in modo puntuale, si possono sintetizzare i seguenti punti, non senza aver ricordato che per sistema di archiviazione documentale si intende quell’insieme di processi relativi alla memorizzazione dei documenti in formato elettronico (nativi o trasformati), su idoneo supporto, relativa identificazione ed indicizzazione, finalizzata a consentire un facile, razionale e rapido accesso ai medesimi con strumenti informatici e telematici (anche da più categorie di operatori, anche remoto):

• Rintracciabilità in tempo reale, ed a basso costo, dei documenti, con una conseguente riduzione dei costi e dei tempi collegati alla ricerca;
• ricerche e consultazioni non sono più vincolate da spazio e tempo (locali fisici ed orari di apertura);
• mantenimento nel tempo delle caratteristiche qualitative dei documenti (il documento non si “deteriora”. O è leggibile, o non è leggibile. Per evitare questa seconda ipotesi va implementato un adeguato sistema di sicurezza);
• aumento del grado di correlazione fra i documenti di tutte le aree aziendali, con una conseguente maggior efficacia nella gestione delle informazioni;
• aumento della sicurezza degli accessi, possibilità di accedere da remoto, possibilità di autorizzare e controllare le attività sui documenti archiviati;
• intrinseca flessibilità di gestione dei documenti (digitali) oltre che, palesemente, trasmissione telematica facilitata (e-mail, fax, download, etc.);
• recupero dello spazio fisico (scaffali e archivio), se il sistema di archiviazione documentale viene affiancato da adeguati sistemi di conservazione digitale/elettronica, o per quei documenti che non necessitano del processo di conservazione elettronica;
• possibilità di creare e gestire flussi documentali («workflow»);
• creazione di tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto e relativo aumento dell’efficienza;
• consentire l’accessibilità dei documenti ai disabili.